Comment choisir son prestataire ?

Ainsi, nous avons une équipe d’accompagnement composée de 10 collaborateurs qui reçoit chaque année plus de 165 nouveaux projets, et en accompagne 50 dans nos 3 dispositifs.
L’une de nos forces est que nous disposons de financements (au sein des dispositifs d’incubation et d’accélération) pour prendre en charge des dépenses externes pour le compte du porteur de projet. Ce qui fait que nous pouvons mêler nos compétences internes à une foultitude d’expertise externe pour appuyer le développement des projets.

De fait, Normandie Incubation peut faire appel à des partenaires externes pour épauler l’accompagnement des chargés de projets. Bien choisir un prestataire s’avère un enjeu essentiel pour la réussite de l’accompagnement.

Comment choisit-on le prestataire ?

Le point de départ d’une prestation ou d’une collaboration que vous voulez réussir, surtout si elle est essentielle pour la conduite de votre projet, se construit par la clarté et la concision de l’expression de votre besoin.
Si vous savez précisément ce que vous voulez (sans pour autant être buté ou fermé à la discussion), vous optimiserez vos chances de trouver le bon partenaire. Ainsi, vous nouerez une relation de confiance et une communication de qualité. A partir de là, il vous sera plus simple de vérifier que celui-ci a bien la compétence que vous recherchez. Vous pourrez facilement lui demander ses références et son expérience. Il ne sera pas choqué que vous contactiez ses clients, surtout si ceux-ci sont prêts… à dire du bien de lui.

A l’incubateur, quand le porteur de projet choisit le prestataire avec qui il souhaite travailler, nous vérifions simplement que la prestation est éligible, qu’elle respecte les règles de la commande publique. Bien entendu, s’il a déjà travaillé pour nos startups, nous vérifions que la prestation s’est bien déroulée. Si les conclusions sont favorables, nous engageons la prestation pour le compte du projet (ou de la jeune startup). Sinon, on encourage le créateur à trouver une autre solution ou à prendre ses responsabilités en engageant la prestation sur ses fonds propres.

Autre cas de figure, nous jouons le rôle de prescripteur. Dans ce cas, nous nous appuyons sur le témoignage des startups qui ont préalablement collaborées avec le prestataire en question. Depuis 22 ans, nous en avons quelques-uns en portefeuille. Pour autant, ce n’est pas figé car nous ouvrons la porte à ceux qui viennent nous démarcher et qui nous paraissent convaincants.

Ce faisant, si on ne trouve pas la compétence requise, nous faisons jouer notre réseau. Et en dernier recours, nous surfons sur internet.

Sur quels critères ?

Comme pour toute démarche commerciale, le feeling est un facteur essentiel. Mais pas que. La réactivité et la disponibilité du prestataire sont des critères prépondérants.

S’agissant du prix, il est cadré par le respect de la commande publique, mais il devient « libre » lorsque la prestation est considérée comme spécifique, c’est-à-dire quand elle revêt un caractère unique, ce qui est toujours le cas dans une collaboration de recherche, par exemple. Plus rarement, les conditions de règlement peuvent figurer comme critères de choix.

Toutefois, nous privilégions les prestataires qui acceptent de partager leur expérience et leur savoir-faire (par exemple en animant des ateliers d’abord « gratuitement ») pour se faire connaître et qui adaptent leur tarification aux contraintes financières d’une startup.

La proximité géographique entre le créateur et le prestataire est un facteur essentiel. Nous privilégions les circuits-courts pour éviter… les courts-circuits liés à une communication rendue difficile par la distance.  C’est naturellement géographiquement plus ouvert quand l’expertise recherchée est hyper pointue.

Comment cadre-t-on la prestation ?

En faisant en sorte que le cahier des charges et le(s) livrable(s) soient clairement exposés et compris des deux parties. En tant qu’accompagnant, cela nécessite souvent d’être présent aux rendez-vous de démarrage. Il est important ensuite de s’assurer que le créateur et le prestataire restent en permanence en contact. Une prestation dans laquelle n’est pas impliqué le créateur dans le suivi de son exécution a une forte chance de déraper compte tenu du caractère parfois très spécifique du besoin. Le prestataire a besoin dans ce type de prestation à caractère parfois inédit ou unique d’être guidé.

Le contrat qui lie les parties doit être clair et concis et ne laisser aucune place à l’interprétation. Les délais doivent être clairement affichés surtout quand le livrable est associé à une étape clé du projet comme par exemple un lancement commercial ou une levée de fonds.

En tant qu’intermédiaire, nous sommes soucieux que le prestataire respecte ses engagements vis-à-vis du porteur de projet, mais l’inverse est aussi très vrai. Des situations conflictuelles arrivent de temps à autre, et nous mettent clairement « le cul entre deux chaises » surtout quand nous avons été prescripteurs. Dans ce cas, nous jouons les diplomates et nous tentons de trouver des compromis.  Cela dégénère rarement. Quand cela arrive, nous pouvons aussi bien prendre un certain « recul » avec un incubé indélicat ou squeezer définitivement un prestataire de mauvaise foi.

Quand nous prenons en charge les dépenses pour le compte d’un projet, nous tenons à respecter les délais de paiement. C’est à la fois une question de réputation vis-à-vis de nos clients, mais ainsi nous donnons le ton pour que les prestations entre eux et nos porteurs de projet se déroulent le mieux possible.

Et pour Normandie Incubation, qu’est-ce qu’un bon prestataire ?

Un bon prestataire doit posséder une forte capacité d’écoute et d’adaptation face à des besoins spécifiques et à d’éventuels changements de direction des projets. Cette flexibilité s’avère être très précieuse dans nos projets très innovants.

Nous favorisons les prestataires qui travaillent en concertation et coopération avec nos collaborateurs sur les projets. Aussi, apprécions-nous de travailler en transparence avec les conseils de manière à bien coordonner leur expertise à notre accompagnement. Certains, par exemple, nous aident à nous ouvrir leur réseau ou nous apportent des projets. Parfois, ils deviennent même sponsors de notre dispositif de pré-incubation STERNE.
Le Graal est alors atteint…

A l’instar d’un médecin généraliste

Au sein de Normandie Incubation, le chargé de projet qui accompagne (un projet de) une startup pourrait se comparer au médecin de famille qui suit l’état de santé de son patient tout au long de sa vie. Cela lui demande d’avoir une connaissance générale de la médecine, d’établir un lien de confiance, pour suivre l’état de santé de son patient de la naissance à l’âge adulte en passant par l’adolescence.

Cela va être le rôle du chargé d’accompagnement de suivre l’état de santé de la startup, de sa genèse (Sterne) à sa consolidation (incubation) jusqu’à son développement (accélérateur).

L’équipe d’accompagnement de Normandie Incubation possède donc en son sein des profils et des expériences professionnelles très diversifiées pour accompagner les projets. Forte heureusement, elle ne fait pas tout. Comme votre médecin de famille, lorsque le diagnostic nécessite de faire appel aux compétences spécifiques d’un spécialiste ou d’un chirurgien, nos chargés d’accompagnement mobilisent des prestataires externes.

A titre d’exemple, nous accompagnons les créateurs dans leur stratégie de propriété intellectuelle, mais nous ne déposons pas et ne rédigeons pas de brevet. Nous conseillons le porteur sur un pacte d’associés mais nous ne le formalisons pas.

Pour les aspects scientifiques et industriels, nous jouons le rôle de prescripteur comme par exemple mettre le porteur de projet en relation avec un chercheur qui possède la connaissance et la compétence que recherche notre créateur. Itou avec le partenaire industriel. Comme le médecin généraliste qui vous oriente vers un kiné, un podologue ou je ne sais… Cela nécessite de bien connaître – ce que nous appelons dans notre jargon – notre écosystème de l’innovation normand, national voire international.